법에는 "사용증명서" 하나뿐이다
재직증명서·경력증명서라는 이름은 실무에서 굳어진 표현이고, 근로기준법은 이 둘을 "사용증명서" 하나로 묶어 정합니다.
① 사용자는 근로자가 퇴직한 후라도 사용 기간, 업무 종류, 지위와 임금, 그 밖에 필요한 사항에 관한 증명서를 청구하면 사실대로 적은 증명서를 즉시 내주어야 한다.
② 제1항의 증명서에는 근로자가 요구한 사항만을 적어야 한다. 근로기준법 제39조
재직 중에 요청하면 흔히 재직증명서, 퇴직한 뒤 요청하면 경력증명서라고 부르지만, 조문 어디에도 이 두 이름은 등장하지 않습니다. 회사는 근로자가 청구하면 사실대로, 즉시 내줘야 하고, 근로자가 요구하지 않은 항목(연봉 등)까지 적어서는 안 됩니다.
| 구분 | 주로 쓰는 때 | 담는 내용 |
|---|---|---|
| 재직증명서 | 지금 다니는 회사 제출용(대출, 비자, 어린이집 등) | 재직 여부, 입사일, 직위 |
| 경력증명서 | 이직·재취업 시 이전 회사 경력 증빙 | 근무 기간, 담당 업무, 직위 |
어떻게 요청하나
정해진 신청 서식은 법에 없고, 회사마다 사내 전자결재 시스템이나 서면 요청서 등 절차가 다릅니다. 재직 중이면 인사팀이나 총무팀에 구두 또는 사내 시스템으로, 퇴사한 회사라면 인사 담당 부서나 대표 메일로 요청하는 것이 일반적입니다. 요청할 때 어떤 항목을 넣을지 미리 밝히면 처리가 빠릅니다. 예를 들어 "근무 기간과 담당 업무만 적어 주세요"처럼 구체적으로 요청하면, 회사도 요구하지 않은 항목(급여 등)까지 적을 필요가 없어집니다.
담당 업무: 온라인 마케팅
직위: 사원 경력증명서 기재 예시 — 실제 서식이 아니라 일반적인 구성입니다
즉시 내줘야 한다는데, 회사가 미루거나 거부하면
제39조는 "즉시 내주어야 한다"고 정하지만, 구체적으로 며칠 안에 내야 하는지까지는 법에 정해져 있지 않습니다. 회사가 정당한 이유 없이 계속 미루거나 아예 거부한다면 고용노동부 고객상담센터(☎1350)에 문의하거나 관할 고용노동지청에 진정을 제기하는 절차가 있습니다. 다만 이 페이지는 개별 사안의 진정·소송 절차를 대신 안내하지 않으므로, 실제로 다투어야 하는 상황이라면 고용노동부나 노무사를 통해 정확한 절차를 확인하세요.
회사가 없어졌거나 연락이 안 되면
폐업한 회사이거나 인사 담당자와 연락이 닿지 않는 경우, 회사의 협조 없이도 근무 이력을 증빙할 방법이 있습니다. 4대 사회보험(국민연금·건강보험·고용보험·산재보험) 중 하나라도 가입돼 있었다면, 4대 사회보험 정보연계센터(www.4insure.or.kr)에서 가입 이력을 확인하는 증명서를 발급받을 수 있습니다. 이 증명서는 회사명·가입 기간이 공공기관 기록으로 남아 있어, 재직증명서를 대신할 근거 자료로 쓰이는 경우가 많습니다. 다만 담당 업무나 직위까지는 나오지 않고 가입 이력만 확인되므로, 구체적인 업무 내용이 필요하다면 경력증명서 쪽이 더 적합합니다.
회사가 요구하지 않은 내용까지 적어 왔다면
제39조제2항은 근로자가 요구한 사항만 증명서에 적도록 정하지만, 실제로는 회사가 관행적으로 쓰던 양식을 그대로 내주면서 연봉이나 평가 등급 같은 항목까지 함께 적는 경우가 있습니다. 제출하려는 곳에서 요구하지 않은 정보까지 노출되는 것이 부담스럽다면, 재발급을 요청하면서 어떤 항목만 필요한지 다시 한번 명확히 밝히세요. 법적으로 회사는 근로자가 요구하지 않은 사항을 적어서는 안 되므로, 이런 요청은 정당한 권리 행사입니다.
여러 회사를 거쳤다면 어떻게 준비하나
이직 경험이 여러 번이라면 경력증명서도 회사마다 따로 받아야 합니다. 회사 하나가 다른 회사의 재직 이력까지 증명해 줄 수는 없기 때문입니다. 제출 요구를 받으면 가장 최근 회사부터 순서대로 요청하되, 연락이 끊긴 오래된 회사가 있다면 앞서 설명한 4대 사회보험 정보연계센터의 가입 이력으로 기간만이라도 소명하는 방법을 함께 준비해 두면 좋습니다. 요청한 회사마다 처리 기간이 다를 수 있으니, 제출 기한이 정해져 있다면 여유를 두고 미리 요청하세요.
이력서·자기소개서와는 언제 같이 쓰나
재직증명서·경력증명서는 이력서를 제출할 때 함께 내는 서류가 아니라, 서류 전형을 통과한 뒤 경력 사실을 검증하는 단계에서 요구되는 경우가 많습니다. 특히 경력직 채용은 최종 합격 전 또는 입사 직전에 이전 회사의 경력증명서를 제출하라고 요구하는 경우가 흔합니다. 이력서에 적은 회사명·재직기간과 경력증명서에 적힌 내용이 다르면 채용이 취소될 수 있으므로, 이력서 양식에 적을 때부터 실제 재직 기간을 정확히 확인해 두는 편이 안전합니다.
영문 재직증명서가 필요하다면
해외 취업 비자, 유학, 해외 파견이나 해외 출장 관련 서류로 영문 재직증명서가 필요할 수 있습니다. 정해진 영문 서식은 없으므로, 회사에 요청할 때 국문 증명서 내용을 그대로 영문으로 옮겨 달라고 구체적으로 요청하는 것이 좋습니다. 회사에 영문 서식이 따로 없다면, 필요한 항목(회사명·기간·직위·업무 등)을 먼저 영문으로 정리해 회사에 전달하고 검토를 요청하는 방법도 있습니다. 회사가 영문 작성에 익숙하지 않다면 처리 시간이 국문보다 오래 걸릴 수 있으니 여유를 두고 요청하세요.
이력서에 적을 회사명, 정확히 확인하자
재직·경력증명서를 받아 보면 이력서에 적었던 회사명과 법인 명칭이 미묘하게 다른 경우가 있습니다. 예를 들어 흔히 부르는 약칭과 사업자등록증상의 정식 명칭이 다르거나, 합병·상호 변경을 거친 회사라면 증명서에는 변경된 법인명이 적힐 수 있습니다. 제출 서류 간에 회사명이 다르게 보이면 담당자가 확인 절차를 한 번 더 거쳐야 하므로, 증명서를 받은 뒤에는 이력서의 회사명도 증명서 표기에 맞춰 다시 확인하는 것이 안전합니다.
자주 묻는 질문
Q. 재직증명서에 연봉을 꼭 적어야 하나요?
아닙니다. 제39조제2항은 근로자가 요구한 사항만 적도록 정하므로, 급여를 밝히고 싶지 않다면 요청할 때 "재직 여부와 직위만" 기재해 달라고 명시하면 됩니다.
Q. 프리랜서나 개인사업자로 일한 기간도 경력증명서를 받을 수 있나요?
근로기준법 제39조는 근로계약을 맺은 근로자를 대상으로 합니다. 프리랜서 계약이었다면 거래처가 자율적으로 발급하는 확인서 형태가 되며, 법으로 발급을 강제하는 조항은 아닙니다.
Q. 재직증명서 유효기간이 있나요?
법으로 정한 유효기간은 없습니다. 다만 제출받는 기관(은행, 어린이집 등)이 "발급일로부터 1개월 이내"처럼 자체 기준을 두는 경우가 있으니, 제출처의 요구 사항을 먼저 확인하세요.
Q. 이 사이트에서 재직증명서 양식을 바로 만들 수 있나요?
아니요. 재직증명서·경력증명서는 회사(사용자)가 사실 관계를 확인해 발급하는 문서라 구직자가 직접 작성해 제출할 수 있는 서류가 아닙니다. 이 사이트는 구직자가 직접 쓰는 이력서·자기소개서 양식을 제공합니다.
Q. 담당 업무 내용을 회사가 사실과 다르게 적어 주면 어떻게 하나요?
제39조제1항은 "사실대로 적은 증명서"를 내주도록 정합니다. 실제와 다르게 기재됐다면 어느 부분이 사실과 다른지 구체적으로 짚어 정정을 요청할 수 있고, 회사가 정당한 이유 없이 계속 응하지 않으면 고용노동부 고객상담센터(☎1350)에 문의할 수 있습니다.
Q. 재직증명서와 경력증명서를 동시에 받을 수 있나요?
지금 다니는 회사라면 재직증명서만 발급됩니다. 경력증명서는 그 회사를 그만둔 뒤에 발급받는 서류이므로, 재직 중인 회사에서 두 서류를 동시에 받을 수는 없습니다.
Q. 재직증명서를 발급받으면 회사가 이직을 눈치채지 않을까요?
재직증명서 발급 요청 자체가 회사에 이직 사실을 알리는 것은 아니지만, 인사팀을 거쳐 발급되는 서류라 담당자가 의아해할 가능성은 있습니다. 대출이나 비자 등 이직과 무관한 사유로 필요한 경우가 많으므로, 발급 사유를 굳이 자세히 밝히지 않아도 되는 경우가 대부분입니다.
Q. 재직증명서에 회사 직인이 꼭 찍혀 있어야 하나요?
법으로 직인 날인을 강제하지는 않지만, 실무에서는 인사팀 직인이나 담당자 서명이 있어야 정식 서류로 인정받는 경우가 대부분입니다. 온라인으로 발급된 PDF라면 전자 직인이나 발급 확인 번호가 대신 들어가는 경우도 있으니, 제출받는 곳의 요구 사항을 먼저 확인하세요.
최종 확인: 2026년 9월 11일 · 근거: 근로기준법 §39